Knjigovodske listine

Knjigovodske listine so praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih (tudi o tistih, ki so izkazani v zunajbilančni evidenci), ki spreminjajo sredstva, obveznosti do virov sredstev, prihodke in druge prejemke ter odhodke in druge izdatke. Računovodski standard 21 obravnava knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige. Standard obdeluje:

1. opredeljevanje knjigovodskih listin,

2. nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin,

3. kontroliranje računovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiženje ter

4. hrambo knjigovodskih listin.

Knjigovodske listine so lahko v pisni obliki ali v obliki elektronskih zapisov. Za oboje velja, da morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek oziroma za vsako poslovno spremembo. Besede in številke na knjigovodskih listinah se ne smejo popravljati tako, da bi postala njihova verodostojnost dvomljiva. Pri popravljanju se prvotne besede in številke prečrtajo, take popravke pa opravi oseba, ki je knjigovodsko listino izdala in sicer na vseh njenih izvodih, ter se zraven podpiše.

Knjigovodske listine, ki izkazujejo poslovne dogodke, se praviloma sestavljajo na kraju in v času njihovega nastanka.

Ločimo:

• zunanje knjigovodske listine,

• notranje knjigovodske listine.

Zunanja knjigovodska listina je listina sestavljena zunaj podjetja, pri drugi pravni ali fizični osebi in jo uporabnik prejme v enem ali več izvodih. Med zunanje listine lahko vštevamo:

• predračuni, obračuni, dobavnice, izdajnice, bremepisi, dobropisi in potrdila,

• računi za osnovna sredstva, material, blago in storitve,

• pogodbe za najeta posojila, dane depozite in drugo,

• naročilnice za material, blago in storitve,

• dnevni izpiski bančnih računov s seznami posameznih prilivov in odlivov denarnih sredstev,

• drugo.

Notranja knjigovodska listina je listina sestavljena znotraj podjetja, tam kjer nastajajo poslovni dogodki, in je sestavljena v enem ali več izvodih.

Notranje knjigovodske listine pa so lahko:

• izvirne,

• izpeljane.

Izvirne knjigovodske listine se sestavijo v enem ali več izvodih tam, kjer nastajajo poslovni dogodki. Med izvirne notranje listine lahko vštevamo:

• računi za prodajo osnovnih sredstev, storitev in blaga,

• naročilnice, izdajnice, prevzemnice, dobavnice,

• potrdila o vplačilih in izplačilih,

• obračuni, bremepisi, dobropisi,

• pogodbe za dana posojila ter druge pogodbe,

• drugo.

Izpeljane knjigovodske listine pa so sestavljene v računovodstvu oz. računalniškem središču podjetja, in sicer na podlagi knjigovodskih podatkov iz izvirnih knjigovodskih listin. Sestavijo se, kadar se:

• pripravijo na podlagi knjigovodskih podatkov iz izvirnih knjigovodskih listin (nalogi za knjiženje plač, spremembe pri osnovnih sredstvih - pridobitve, odpisi),

• oblikuje podlaga za obravnavanje podatkov v zvezi z obračunom poslovanja in poslovnega izida,

• oblikuje podlaga za preknjižbo in popravke knjigovodskih napak, odpiranje poslovnih knjig, zapiranje kontov poslovnega izida, zaključevanje poslovnih knjig...

Vsaka knjigovodska listina mora vsebovati vsaj naslednje podatke:

• ime in popolni naslov izdajatelja listine,

• naziv listine in zaporedna številka,

• datum nastanka poslovnega dogodka in datum izstavitve listine,

• vsebino poslovne spremembe,

• količino, mersko enoto in ceno ter znesek izražen v nacionalni valuti,

• podpis osebe, pooblaščene za sestavitev listin,

• podpis osebe, pooblaščene za kontrolo in likvidacijo listine.

Če je knjigovodska listina sestavljena računalniško, se lahko namesto z lastoročnim podpisom potrdi z elektronskim podpisom. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa je treba izvesti vse postopke, ki jih predpisuje zakon oz. akt podjetja.

Knjigovodske listine je potrebno oddajati v knjigovodstvo sproti, torej se ne smejo zadrževati na krajih, preko katerih se prenašajo. Pred knjiženjem se morajo kontrolirati, ustrezen akt podjetja pa opredeljuje način kontroliranja, osebe, ki pri tem sodelujejo in kasnejši način knjiženja nastalih poslovnih dogodkov.

V Zakonu o računovodstvu (Ur. List 23/99) in 47. členu Pravilnika o računovodstvu z dne 15.11.2004 je predpisano, da se poslovne knjige in računovodske listine hranijo v arhivu. Podjetje v svojem splošnem aktu opredeli načine (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) in oblike arhiviranja knjigovodskih listin med obračunskim obdobjem in po njem. S skrbnostjo dobrega gospodarja jih hrani v zakonsko določenih rokih in rokih, določenih v svojem splošnem aktu.

V 30. členu Zakona o računovodstvu in v 48. členu Pravilnika o računovodstvu so določeni najkrajši roki hrambe:

2 leti

• prodajni in kontrolni bloki,

• pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine.

3 leta

• knjigovodske listine plačilnega prometa.

5 let

• knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži,

• z zakonom določene listine,

• pomožne knjige.

10 let

• kupoprodajne pogodbe za nepremičnine,

• glavna knjiga in dnevnik.

Trajno

• letna poročila,

• končni obračuni plač zaposlenih,

• izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač.

Pri računalniškem obravnavanju podatkov se hrani tudi zbirka listin o ustreznih računalniških programih, ki omogoča kasnejše preverjanje. Čas hrambe te zbirke je odvisen od časa hrambe knjigovodskih listin.

Zakon o davku na dodano vrednost (Ur. l. RS, št. 114/04) v 57. členu določa, da je davčni zavezanec dolžan hraniti vso prejeto in izdano dokumentacijo, še posebno pa: prejete in izdane račune, dokumente o popravkih računov, dokumente o opravljenem izvozu in uvozu, finančno dokumentacijo, dokumente, na osnovi katerih je uveljavljal oprostitev DDV, obračune DDV in vse druge knjigovodske listine, ki se kakorkoli nanašajo na promet blaga in storitev oz. na uvoz blaga in so pomembne za obračunavanje in plačevanje DDV, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se te listine nanašajo.

Vir:

1. Slovenski računovodski standardi
2. Zakon o davku na dodano vrednost -1 (uradni list RS 117/06)
3. Zakon o gospodarskih družbah -1 (Uradni list RS 42/06)

 

V besedilu so navedene splošne informacije za računovodsko in davčno obravnavanje nekaterih postavk. V podjetju ne moremo prevzeti nikakršne odgovornosti za njihovo napačno interpretacijo in uporabo v praksi. Če imate pri vašem poslovanju konkreten problem v zvezi z obravnavano tematiko, nam pošljite vprašanje in z veseljem vam bomo pomagali.